番外編

年間約1ヶ月ものの文書を探す時間を短縮する文書整理

2015.12.24【 番外編 / , , , , ,  】

領収書はスキャンすれば廃棄できる?!

日々の業務でよくある“文書を探す”時間
「あの資料はどこにしまったかな?」「ここにあったはずなのだけれど、見当たらない・・・」
文書を探している時間の1回1回は、ほんの数分でも積もり積もれば…
トータルでどれくらいの時間がかかっているのでしょうか?

年間約1ヶ月、文書を探す時間に費やしている

文書を探す時間について調べたある調査についてご紹介します。
IDC社の調査によると、インフォメーションワーカー(情報を使って仕事をする人)が、1週間のうち文書の捜索に費やしている時間は、“4時間”とのことです。
1年に換算すると26日分、“約1ヶ月”になります。
約1ヶ月といわれると、かなり長い時間ではないでしょうか。
この時間を出来るだけ短くするだけでも、業務効率化は実現出来ます。

「日本国内のインフォメーションワーカーが抱える生産性ギャップを埋める:IT部門の新たな課題と機会」2012年6月

文書を探しやすくするには?

社内で共有しているキャビネットのどこに該当の文書があるのかわかりやすくするために、文書の「整理・整頓」をお薦めします。

そのためにも、まずは、文書を保管・保存・廃棄に分ける基準を最初に決めることが大事です。

1.活用度が高い文書は、『保管』に分類

  • 業務の中でたびたび使われる文書や、今後も参照・利用する見込みが高い文書は、活用度が高い文書として、『保管』
    さらに、電子化すると検索性が向上し、利便性が高まるでしょう。

2.活用度が低い文書は、『保存』に分類

  • 当面誰も使う予定が無くても、法的に保存年限が決められている文書は、活用度が低い文書として、『保存』
    社内に保存スペースが十分にない場合は、信頼できる外部会社に委託することも選択肢の1つです。

3.不要な文書は、『廃棄』に分類

  • 保管・保存に該当しない文書が、『廃棄』

そして、ルール決めともう一つ、重要なことがスタッフ全員で実施することです。
キャビネットにある文書では、保管に該当するか保存に該当するかは、個人では判断が付かないものもあります。誤って廃棄してしまうことがないようスタッフ全員で仕分けを行うことが大事です。

文書整理がコミュニケーションを活性化させる

しかしながら、いざ、実際に取り組もうとしても、スケジュールの調整がつかない場合やイレギュラーの業務が発生したりなど、中々実現できないことあるかと思います。文書整理が習慣になるまでは、スタッフ全員というのはハードルが高いものです。

そのような時は、会社のイベントを活用しましょう。
今の時期であれば、“年末の大掃除”です。
年末の大掃除は、ほとんどのスタッフが参加して実施するところも多いかと思いますので、この機会を活用しましょう。

しかも、文書整理は、コミュニケーションの活性化にも役立つのです。
文書の整理作業には、3つの良いことがあります。

1.担当している業務が異なっていても、「このキャビネットは整理したほうがいい」など共通の認識を共有しやすいこと

2.不要か必要か判断するルール作りのアイデアは、これまでの経験に関係なく、誰でも出すことが出来ること

3.文書を廃棄すると、目に見えて文書の量が減るので結果がわかりやすいこと

イラスト:スプリンクラーで文書が水浸しになったら一大事!

周囲の理解を得られやすいので、協力してもらいやすい。しかも、すぐにアイデアを実行でき、結果が出やすい。だから、次へとつながりやすい。
何よりも、スタッフが時間を共有することで、会話の時間が増え、コミュニケーションの活性化につながります。

同じ大掃除でも、気持ちよく出来た方がいいですよね。
コミュニケーション活性化の一環で、大掃除の時に、本格的に文書の整理もやってみるのはいかがでしょうか。

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