鈴与の文書管理サービス導入事例 ♯03 建設コンサルタント

オフィスの移転時は文書管理を見直すグッドタイミング

2016.1.29【 鈴与の文書管理サービス導入事例 / , , , , , ,  】

オフィスの移転時は文書管理を見直すグッドタイミング

オフィスの移転。これはあらゆる面でビジネスの効率性を向上させる良いきっかけとなります。その場合、ゾーニングやレイアウトなどを細かく検証して気づいた改善点を新しいオフィスに反映させることが大切。そしてこのとき同時に考えなくてはならないのが文書管理の在り方です。
どのような業態であってもほとんどのオフィスにはかなりの文書があって、中には、この先見ることがないであろう文書もあるはずです。大量の文書をきちんと管理できていないと、必要文書を紛失するなど不測の事態が発生して会社の信頼性を問われることにもなり兼ねません。そこで今回は、オフィス移転をきっかけに文書管理を電子化してビジネスの効率化を実現させた建設コンサルタントの事例を紹介します。

一案件で莫大な量の紙文書が発生

2020年の東京オリンピック・パラリンピックに向けて建設業界には「追い風」が吹いていると言われています。その一方で、2015年に発覚した施工データの改ざん問題により、業界全体の慣習や倫理観を含めデータ管理能力の有無が問われるようになりました。当然ながら、その最前線で基礎構築や建築設計などの指針づくりにあたる建設コンサルタントはその要求がより一層強くなっています。
建設コンサルタントでは、事業の発注者に納品した成果物(地質調査データや都市計画のプランニング資料、建築物の設計図面や工程表等)の写しを、アフターケアの観点から施設の竣工後も一定期間保管する必要があります。ただし成果物の納品形態は紙ベース。しかも1つの事業を完遂するまでには電話帳ほどの厚さにもなるバインダーが何十冊にも及びます。今回のケースでは、そうした文書が書庫に山積しており本社オフィスの移転を契機に電子化を行い、紙文書を大幅に削減することが最優先の課題でした。

イラスト:本社オフィスの移転を契機に電子化を行い、紙文書を大幅に削減

移転スケジュールを睨み電子化を外部発注

建設関係の書類はサイズが均等のものばかりでなく、所々に設計図面や施工の工程表といった大判の書類が部分的に折り込まれています。さらには「観音製本」と呼ばれる書類の裏面同士を貼り合わせて製本する手法を用いたものもあり、難易度の高い電子化技術が求められます。
そうしたテクニカルな要素に加えて、書庫に保管された膨大な量の文書を電子化してスリムになって新しいオフィスに移転しなくてはならない。オフィスの移転が決まるまでは、電子化専用のアルバイトたちによって少しずつ電子化を進めていましたが、それでは移転スケジュールにとても間に合わないため電子化のアウトソーシングを決断されたわけです。

運搬から廃棄まで総合力のあるパートナーを

ご依頼にあたっては、鈴与を含めた複数社が実際の文書をお預かりして電子化のトライアル(コンペティション)を行い、仕上がったイメージデータのクオリティや費用面、さらにはマネジメント力などが総合的に評価され鈴与に発注が決まりました。
鈴与はもともと物流事業を中核に据えた企業ですので「お客様のオフィスから文書を搬出する」「搬出された文書を電子化する」「廃棄するものを溶解処理工場まで持ち込む」といった一連の作業を外注することなく、ワンストップでお任せいただくことが可能です。オフィスの移転は大仕事なだけに、慌ただしさの中で文書の紛失や汚損、機密漏洩などのリスクが生じるため「運搬・保管・廃棄」まで視野に入れ、文書管理をトータルにマネジメントでき安心して任せられるパートナーを選ぶことが肝心です。

イラスト:一連の作業を外注することなく、ワンストップでお任せいただくことが可能

電子化は情報資源の棚卸から始まる

保管スペースや業務の効率化の観点から重要性には気づいているけれど、思うように電子化が進まない。ところが、オフィスの移転といった会社にとっての一大イベントがあって、ようやく電子化が加速するというケースが少なくありません。それは大量の紙文書の電子化が手間のかかる割には業務改善に直結しないという思いが少なからずあるからです。
しかしながら、紙文書の電子化は「情報資源の棚卸」という性質を含んでおり、これをやらずしてビジネスの効率化は考えられないと言っても過言ではありません。だからこそ、自分たちが極力手をかけずとも安心して任せられるパートナーを選ぶことが肝心。ひいてはそれが経営や生産性、そして信頼性の根本に大きな影響を及ぼすことは間違いありません。

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