鈴与の文書管理サービス導入事例 ♯07 輸入食品販売会社

文書の電子化は、システム導入前の棚卸しが肝心!

2016.6.8【 鈴与の文書管理サービス導入事例 / , , , ,  】

文章の電子化はシステム導入前の棚卸しが肝心

「モノを売る」事業は、販売契約を結ぶ場合『お客さま主体の契約書』が求められます。仮に「商品の隠れた欠陥について、弊社は一切の責任を負いかねます」と定めたとしても、消費者契約法の物差しではその規定は無効になります。したがって、あくまでも消費者保護を前提とした上で、なおかつ、自社の損害リスクをなるだけ低減できるような条文であることが求められるのです。なかでも、輸入食品の場合は産地から消費者までに多くの人手(企業)が介在するため責任範囲の線引きが難しく、取り決め条項はより細かく多岐に亘ります。そのため、お客さまから問い合わせやクレームがあれば、すぐに契約書を確認する必要に迫られます。こうしたことから今回の事例企業さまでは、電子化をして契約書を探す負担を軽減することが目的でした。

雑多な契約書類を1つのフォルダで一括管理

こちらの会社では契約書はすべて総務部門が管理しており、書庫のキャビネットで五十音順に並べたフォルダ内に締結順に収納していました。時系列といった点では、整理整頓されているようにも思えましたが、いざ蓋を開けてみたら、すでに契約が失効した契約書も仕分けられることなく一緒に収納されている状態で、契約書の管理台帳もありません。これに加えて、事業そのものとは関わりのない契約書(複合機のリース等)も一緒に管理されているといった状態でした。こうした状態が長年続いた結果、キャビネットは契約期間中の活性文書とすでに契約期限が終了した非活性文書で一杯となり、営業担当から問い合わせがあっても該当する契約書を見つけ出すのに時間がかかり、いよいよ「どうにかしなきゃ」ということになって文書管理の電子化を決断された次第です。

イラスト:

事故寸前で文書管理に着手。これは不幸中の幸い!

そこまで追い込まれる前に手を打てば良かったのに…。確かにその通りです。しかしながら「わが社も文書管理の電子化を」と声をあげる会社の多くは、同じような状況になってようやく文書管理を意識されるケースがほとんどです。文書管理というのは、それを実際に行う部署の方々(多くの場合は総務部門)ばかりにしわ寄せが行ってしまい、他部署にはその苦労が見えにくいという現実があります。結果、業務内事故や問題が起こってからその必要性に初めて気づくという場合も少なくありません。総務の本業に集中できず他部署と不協和音を生んでしまう、管理不行き届きで大事な文書を紛失してしまう、など。最悪の事態を招く前に電子化を決断されたこちらの会社は「傷を負う前に手を打った」ということもできるでしょう。

活性文書と非活性文書が混在していないだろうか?

請求書や領収書などは法律で7年保管と決まっているため保管方法で悩むことはありません。ただ、会社として管理すべきか否かが決まっていない文書について、その扱いをどうすべきかを判断することが電子化に向けた第一歩です。たとえば不動産の賃貸契約を例に挙げて説明しますと、退去後最低5年間は賃貸契約書の保管期限が決まっていますが、実際には退去した後は活用度の低い文書=非活性文書になります。ところがその文書を活用度の低いフォルダに移し替えているかといえばそうではなく、活用度の高い文書=活性文書と一緒に保管されているのがほとんど。その結果、文書の保管場所が逼迫して、探す手間も増えるという悪循環が起こるのです。

棚卸しを行って、初めて見えてくるものがある

今回は電子化に先立ち、一定のルールに従って、活性文書と非活性であろうと思われる文書の仕分け作業、いわゆる棚卸しからお手伝いさせていただきました。仕分けられた文書をお客さまに確認していただいたところ、鈴与の見立てでは「非活性であろう」と思われた文書の中にも、管理形態を変えて保管しておいた方が良いという結論を出されたものも少なくありません。つまり、法律や慣例では計りきれない「その会社なりの活性文書」が思いのほか存在していたのです。
こうしたことに改めて気づけることも棚卸しを行う意義であり、文書管理の本質でもあるのです。今回の事例の企業さまは「ひとまず販売契約書だけどうにかしたい」というご要望でしたが、それでも非活性文書として仕分けた中に活性文書がかなりの数ありました。そしてこれは、今回の事例企業に限ったことではなく、多くの企業さまにも同様のことが言えるはず。電子化を行う際にはここが極めて重要なポイントとなります。

イラスト:活性文書と非活性文書が混在していないだろうか?

《事例シリーズ最終回にあたって》

最近は電子化を検討される企業の情報システム部門の方から声がかかるケースが少なくありません。そこで皆さんまずシステムを入れようとします。これは文書管理を行う上では順序が違います。本来は、どういった文書管理をするべきか、また、どういった業務の運用にするべきかを決めた上で、それを実現するために必要なシステムを入れるべきです。ところがいきなり「何か良いシステムはないか?」ということが多いです。ここで考えていただきたいのは、文書管理は電子化によって日常業務を楽にすることのみならず、自分の会社の仕組みを知り、そこから、より効率的で生産性の高いビジネススタイルへと昇華させていくチャンスでもあるということです。あくまでも電子化は、その手段にすぎません。

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